La méthode Zen to Done ou comment réussir son projet de gîte sans stresser

Que ce soit dans ta vie professionnelle ou personnelle, une bonne organisation est nécessaire. Accomplir les tâches de ta to do list te semble impossible, tu stresses tout le temps et tu as du mal à atteindre tes buts ? Et si tu adoptais la méthode Zen to Done, afin de réussir ton projet de gîte en toute sérénité ? Cette méthode d’organisation, très populaire, t’aidera à concrétiser tes objectifs, sans angoisser et sans te sentir débordé. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur ce process.

La méthode Zen to Done, c’est quoi ?

Une méthode signée Léo Baubauta

Le Zen To Done est une méthode d’organisation mise au point par l’auteur Leo Babauta, journaliste et père de 6 enfants. Il confie avoir été débordé et dépassé par la complexité de ses journées, il oubliait régulièrement ce qu’il avait à faire. Puis, il prit les choses en main et créa cette méthode. Grâce à cette dernière, il a réussi à avoir une vie plus saine, plus simple et moins éparpillée.

Si nous nous intéressons plus précisément ici à ton projet de lancer et de faire tourner ton gîte ou ta chambre d’hôtes, cette méthode s’adapte tout aussi bien à ta vie personnelle que professionnelle.

Une habitude à la fois

Léo Babauta s’est inspiré de la méthode GTD, Getting Things Done, de David Allen pour mettre en place le principe de la méthode ZTD. Il est très simple : fixe-toi un objectif à la fois. Et pour y arriver, tu vas devoir adopter de nouvelles habitudes.

Afin d’éviter de te disperser et finir par être improductif, Leo Babauta conseille de consacrer le temps qu’il faut à l’appropriation d’une habitude, avant d’en adopter une autre. Et pour ne pas te sentir dépassé par les événements, l’auteur conseille de décliner l’objectif principal en plusieurs sous-objectifs.

Quels sont les avantages de cette méthode ?

Zen to Done est une manière de s’organiser qui se démarque par sa simplicité. La méthode ZTD présente de nombreux avantages. Cet outil d’optimisation de l’organisation t’aide à :

• simplifier au maximum les choses ;
• miser sur l’action concrète pour faciliter l’atteinte de tes objectifs de manière efficace ;
• te concentrer sur une étape et une habitude à la fois, et donc, à ne pas t’éparpiller ;
• organiser tes tâches et tes projets de manière plus structurée.

Tu vas devenir plus productif et apprendre à mieux t’organiser. Mais par-dessus tout, la méthode Zen to Done t’aide à simplifier tes tâches.

Les 10 habitudes de la méthode Zen to Done

La méthode Zen to Done se base sur dix habitudes bien définies. Tu dois travailler sur une habitude à la fois pour garantir le fonctionnement de la méthode et éviter de te disperser.

Collecter

La première habitude pour mieux s’organiser est de noter toutes les tâches et les missions que tu souhaites mener : répondre aux commentaires clients sur Google, faire un point sur les réservations, faire les mises à jours de ton site Internet, planifier les posts sur les réseaux, etc. L’objectif ici est de pouvoir réunir à un seul endroit, facile d’accès, la liste de toutes les tâches à accomplir pour libérer ton esprit, une to do list en somme. Cela t’aidera à ne rien oublier, même les plus petits détails de tes missions.

Pour cela, utilise un outil de collecte, simple d’accès que tu transportes avec toi, tout le temps. Il peut s’agir d’un petit carnet de notes, d’une application sur un smartphone, ou encore d’un cloud. Dès que tu as une idée, note la.

Traiter

Ensuite, c’est le moment de traiter tous les éléments collectés dans la liste un à un. Comment s’y prendre ? Eh bien, Leo Babauta suggère la méthode suivante :

• traiter toutes les tâches qui ne prennent pas plus de deux minutes immédiatement (lire et répondre à une résa, classer un courrier…) ;
• supprimer les éléments qui ne sont inutiles (pub, mails sans intérêts…) ;
• sauvegarder ceux que tu souhaites avoir à portée de main ;
• déléguer les tâches qui peuvent l’être ;
• planifier les tâches qui ne peuvent pas être réalisées sur le moment.

Le but de cette deuxième habitude est de faire en sorte qu’il n’y ait plus rien sur la liste dans l’outil de collecte.

Planifier

Établis chaque semaine une liste de toutes les tâches les plus importantes. Chaque jour, ne retiens que le top 3 des missions à réaliser dans la journée. Commence par la plus urgente.

Planifier de cette manière évite la procrastination et permet d’avoir une vision globale et claire de tes accomplissements et des tâches qui te restent à réaliser.

Agir

Traite un seul élément à la fois. Cela implique que tu dois agir en accordant toute ton attention et ton énergie à cette seule et unique tâche.

Il est important d’éviter le multitâche et les distractions si tu souhaites être efficace. L’idéal est de travailler de manière ininterrompue afin de se débarrasser le plus rapidement possible de la tâche en question. Tu peux d’ailleurs appliquer la méthode Pomodoro à cette étape ou la matrice d’Eisenhower.

Utiliser un système simple et fiable

La méthode Zen to Done implique le recours à un système simple et fiable. Cela signifie que tu dois opter pour un outil qui te permet de faciliter la création de listes de tâches. Celui-ci doit montrer ce que tu dois faire aujourd’hui, et aucune autre information. Il doit aussi assurer la sécurisation de tes données pour ne pas perdre tes listes. J’utilise personnellement un simple agenda et je trouve ça très pratique, j’ai besoin du papier ! À toi de trouver ce qui te parle le plus.

Organiser

Ici, il est question d’organiser ton environnement pour qu’il soit propice au travail. Pour ce faire, l’auteur conseil de désencombrer son bureau et sa pièce de travail. Tu peux aussi nettoyer ton ordinateur et trier tout de suite les infos reçues pour ne pas encombrer ton esprit. 

Faire le point

Tu dois faire le bilan de tes accomplissements chaque semaine tout en réexaminant tes sous-objectifs et ton objectif principal. C’est le moment propice pour évaluer ton avancement et de revoir tes priorités en cas de besoin. 

Simplifier

Focalise-toi sur l’essentiel. Par conséquent, limite le nombre de tâches à accomplir en triant tous les éléments inscrits sur votre liste. Le mot d’ordre est la priorisation.

Tu dois également savoir dire non afin de ne pas t’engager à faire quelque chose qui décalera tes échéances et nuira à ton avancée.

Routine

Il est ici question d’instaurer des rituels dans ton quotidien. Les routines permettent de gagner en efficacité et de facilement changer tes habitudes. Elles aident aussi à mieux structurer tes journées.

Par exemple, définis des horaires spécifiques pour le traitement de tes e-mails. Une autre routine qui permet d’être plus productif est de clôturer la journée en préparant les dossiers du lendemain.

Trouver sa passion

Enfin, la dixième et dernière habitude de la méthode ZTD est de te passionner pour ce que tu fais. Quand les tâches que tu réalises t’apportent du plaisir, il est plus facile de ne pas s’éparpiller, ni de procrastiner. Trouve ta passion et fais ce que tu aimes, mais si tu es ici, c’est que tu l’as déjà trouvé !

Comment parvenir à changer ses habitudes avec la méthode ZTD ?

Pour réussir à s’approprier les 10 habitudes préconisées par cette méthode, Leo Babauta conseille de parler du changement en question à son entourage. Cet engagement constitue une pression positive qui t’aidera à ne rien lâcher.

Enfin, l’auteur suggère de te récompenser à chaque étape et surtout, de rester confiant. Tu en es capable !

Que penses-tu de cette méthode ? Est-ce qu’elle t’inspire ? Prêt à l’appliquer au quotidien pour mieux gérer ton hébergement touristique et ta petite entreprise ?