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Accueil,  Méthode d'organisation

Le livret d’accueil : un indispensable pour l’expérience de vos hôtes

En termes d’accueil, on sait bien que la première impression est toujours primordiale. Pour séduire vos clients dès le départ, avant même que leur expérience dans votre gîte commence, le livret d’accueil est une bénédiction ! Autrement appelé livret de bienvenue, il pose les bases initiales et guide le voyageur tout au long de son séjour. Découvrez comment faire la différence avec cet outil simple, mais indispensable à une bonne communication et à un accueil chaleureux.

Pourquoi proposer un livret de bienvenue à ses clients est primordial ?

Le livret d’accueil est trop souvent sous-estimé en hôtellerie pourtant, c’est un atout précieux qui fait la différence dans l’expérience client. Découvrez pourquoi vous devriez impérativement en proposer un.

Créer une première impression mémorable

Le livret d’accueil permet d’humaniser l’expérience de vos hôtes. Il est la seconde impression que le client va vivre avec vous, juste après celle de sa réservation.

En effet, vous pouvez transmettre le guide par mail au client, une fois la réservation confirmée et avant même que le client n’ait fait ses bagages. Je vous le conseille d’ailleurs fortement, même si les clients peuvent aussi le découvrir pour la première fois en arrivant dans leur chambre.

C’est donc une opportunité unique de créer une première impression positive et mémorable. Un livret de bienvenue soigneusement conçu montre que vous vous souciez du confort et de la satisfaction de vos clients. Il est le marqueur de votre accueil et de votre bienveillance, tout en étant un guide précieux et utile.

Renforcer la communication et la confiance

Un livret d’accueil transparent et informatif renforce la communication et la confiance entre vous et vos clients. En fournissant les règles de la maison de façon claire, des consignes de sécurité, et des contacts utiles, vous montrez que vous vous préoccupez de vos invités. Il est une preuve de votre investissement et que vous êtes ouverts à l’échange et au partage.

En contrepartie, ce livret de bienvenue sera apprécié et participera à l’obtention de commentaires en ligne. Plus votre livret sera complet et intéressant, plus vous serez récompensé par des avis positifs.

Sur la page de couverture, ainsi que la dernière, incitez les voyageurs à déposer un avis où vous le souhaitez. Inscrivez le lien vers votre carnet de recommandation en ligne : votre site, Google My Business, etc.

Simplifier le séjour de vos clients

Un livret d’accueil bien pensé simplifie le séjour de vos clients, autrement dit, c’est un guide pratique pour une arrivée sans stress.

En fournissant des informations essentielles telles que les procédures d’arrivée et de départ, les services disponibles et des conseils pour rendre le séjour aussi fluide que possible, vous minimisez les préoccupations liées à l’organisation. Idéal pour tous et surtout les familles qui ont déjà mille choses à régler avant les vacances !

Guide et recommandation gîte

Favoriser une expérience locale globale et authentique

Ce livret d’accueil est aussi un petit guide de voyage. Vous y aurez rassemblé les attractions locales, les randos, les événements, vos restaurants préférés, etc. Cela permet à vos clients de découvrir la région auprès d’un habitant, créant ainsi une expérience plus authentique.

Le guide lui fera également gagner du temps de préparation pour ses vacances. Grâce à votre présentation, il connaîtra déjà les bases des activités touristiques autour de votre gîte. Pensez à inclure une carte aussi, très pratique pour se repérer et appréhender les distances entre les points d’intérêts.

Je vous offre ce Modèle de Livret de Bienvenue

Un template de livret d'accueil de 13 pages à personnaliser sur Canva

Que mettre dans son livret d’accueil de gîte ?

Maintenant que nous avons parlé de l’importance de proposer un livret d’accueil aux voyageurs, explorons ce que vous devriez y inclure pour maximiser son intérêt.

Un mot de bienvenue

C’est le moment de vous présenter, en parlant de votre histoire et de l’histoire du lieu.

Pour commencer, rédigez un petit texte de bienvenue. Ensuite, parlez un peu de vous, de votre projet, pourquoi et comment êtes-vous devenu hébergeur ?

Si vous ne savez pas quoi dire ici, il est plus que temps de travailler sur votre positionnement.

Vos clients doivent apprendre à vous connaître. Dévoilez-vous un peu pour qu’ils puissent s’identifier et se sentir ensuite « comme à la maison ».

Les accès à l’hébergement

Comment arriver au gîte ?

Dans cette section, je vous invite à intégrer un plan d’accès avec les moyens de transport, les routes et les indications pour se garer, si les touristes viennent en voiture.

Pensez aussi à indiquer les bus, les gares et si vous proposez une navette éventuelle. C’est toujours une bonne chose de proposer d’autres alternatives à la voiture pour arriver, mais également pour bouger sur place.

livret de bienvenue et plan hébergement

Comment voyager dans la région ?

C’est donc aussi là où vous glisserez toutes les solutions de transports pour explorer la région. Veillez à fournir les coordonnées, les horaires et tout autre détail qui pourrait être utile aux visiteurs, comme les itinéraires de bus, de tram et/ou de métro, associés aux types de tickets ou abonnements, les services de taxi et de navette, les cartes et itinéraires, les locations de voitures, etc.

Vous pouvez inclure ici la partie concernant les vélos (si vous en prêtez ou des adresses de location). Cette information peut aussi être intégrée dans la partie tourisme. À vous de voir !

Les modalités d’arrivée et départ

Même si vous avez envoyé un mail ou si vous avez confirmé au téléphone l’arrivée des clients, récapitulez tous les éléments concernant l’organisation d’arrivée et de départ.

Vous pouvez également ajouter les informations pour le ménage dans cette partie.

La vie au gîte

Les règles de la maison

Voici la section pour notifier le guide de la maison. Je vous en supplie, ne listez pas toutes les règles une à une qui donne l’impression d’une sévérité et qui rend votre accueil tout sauf chaleureux. Faites des phrases et pourquoi pas glissez-y un peu d’humour.

Faites figurer ici les modalités de gestion des déchets, les règles de vie si les espaces communs sont partagés, indiquez si l’hébergement est non-fumeur, les horaires du petit-déjeuner pour les chambres d’hôtes, etc.

Toutes ces informations pratiques contribuent à une expérience positive et évitent les malentendus potentiels. Il tout à fait envisageable de séparer cette partie du premier livret de bienvenue, si vous l’envoyez par mail avant l’arrivée, pour ne pas accabler les voyageurs avant même le début de leur séjour. Ces informations seront alors disponibles uniquement dans l’hébergement, à l’arrivée des voyageurs, sur une fiche à part.

Guide location saisonnière

Les services et équipement

Tout ce qui a trait aux fonctionnements des équipements sera également à notifier : le code wifi, les horaires d’ouverture de la piscine, d’accès au spa, le fonctionnement du barbecue, etc.

Avant d’enchaîner sur le tourisme local, parlez des activités et services supplémentaires que les voyageurs peuvent réaliser sur place : atelier cuisine, massage à domicile, etc.

Où faire des emplettes ?

Listez les commerces, magasins et les boutiques utiles, ainsi que les jours de marché.
Indiquez où se trouve le distributeur le plus proche.

Que faire dans les environs ?

Enrichissez l’expérience de vos hôtes en incluant des cartes des environs et des recommandations locales. Mettez en avant les attractions touristiques, et autres points d’intérêt à proximité. Cela donne à vos hôtes une vision claire de ce qu’ils peuvent explorer pendant leur séjour.

C’est une ancienne guide et une voyageuse qui vous parle, alors la déformation professionnelle est obligée de refaire surface ! Commencez par parler des environs proches comme le village, le quartier, le hameau, puis éloignez-vous de l’hébergement.

Indiquez les différentes activités, les randonnées, les sites à visiter, les activités à faire en famille. Notez les distances, le temps et les transports pour y accéder. En gros, dans cette partie, vous réaliserez un petit guide touristique des environs de l’hébergement. Ajoutez les coordonnées de l’office du tourisme le plus proche si besoin et toutes autres ressources (liens vers vos articles de blog par exemple).

Un paragraphe avec les dates des événements clés et festivals est aussi une idée.

Ces informations sont hyper importantes. Les personnes sont en général en vacances chez vous et ont besoin de déconnecter. Si vous leur mâchez le travail, ils en seront sensibles.

Mettez des commentaires subjectifs, ils ne veulent pas seulement un dépliant touristique, mais des conseils avisés d’un local qui connaît et dévoile ses petits secrets.

Notez vos cafés et restaurants préférés, une idée des tarifs, de la distance et du type de cuisine, accompagnés d’un numéro pour réserver.

Consignes de sécurité et numéros utiles

En tant qu’hébergement recevant du public, vous êtes garant de sa sécurité. Pour terminer, glissez les consignes de sécurité claires dans votre livret d’accueil, telles que les procédures d’urgence. Ajoutez également une liste de contacts utiles, y compris le numéro d’urgence local, pour assurer la tranquillité d’esprit de vos hôtes et la pharmacie la plus proche.

Quel format pour le guide d’accueil de son hébergement ?

Abordons maintenant le format de votre livret de bienvenue pour votre gîte. Qu’il soit en version papier ou numérique, sa présentation est essentielle. Utilisez des éléments visuels attrayants, tels que des images de qualité, et assurez-vous que le livret soit bien structuré. Un design clair et organisé facilite la lecture et la compréhension des informations importantes. Évidemment, intégrez votre logo, vos couleurs, votre typographie, toute l’identité visuelle de votre hébergement en somme.

Concernant le format, alors, plutôt papier ou numérique ? Les deux mon général !

livret d'accueil chambres d'hôtes

Le livret d’accueil numérique

Ce que je vous recommande de faire, comme je vous le disais plus haut, c’est de l’envoyer à vos clients par mail en format pdf, à l’issue de leur réservation et d’en imprimer une version livre que vous déposerez dans la chambre ou dans le salon du gîte. Les deux versions peuvent être un peu différentes et adaptées à la situation.

Le livret numérique permet aux voyageurs prévoyants d’avoir les informations en amont et de pouvoir préparer leur séjour. Dans ce cas, veillez bien à ce que votre fichier soit adapté et facilement lisible sur mobile. Ce format sera toutefois davantage apprécié par les plus jeunes, donc tout dépend de votre clientèle et de votre cible.

Vous avez plusieurs possibilités :

  • Vous créez votre propre livret d’accueil PDF sur Canva. Vous êtes totalement indépendant, vous pouvez le customiser à souhait et c’est gratuit.
  • Vous contactez votre channel manager (si vous en avez), ils proposent parfois ce service.
  • Vous passez par une entreprise dédiée. Jason et Alexis sont les co-fondateurs de Driing, le livret d’accueil digital qui améliore l’expérience de vos voyageurs. Pour créer votre livret numérique, commencez tout de suite :

Le livret d’accueil papier

Le livret d’accueil papier est une solution idéale si vous souhaitez que vos clients puissent le lire tranquillement dans le jardin ou au coin du feu. Il s’adapte à une clientèle plus âgée, de retraité par exemple.

Il faudra trouver un endroit stratégique et surtout visible. Pourquoi ne pas le déposer à côté d’un petit cadeau de bienvenue dans la cuisine, sur la table du salon ou sur le lit ? La page de couverture doit attirer l’œil et donner envie aux voyageurs de le lire.

Le format classeur est une solution si vous avez des fiches randonnées par exemple. Vous pourrez les plastifier pour que le touriste puisse les amener avec lui, au cours de sa promenade. Indiquez alors un petit mot amical pour préciser de ne pas oublier de remettre la fiche à son départ.

Modèle de livret d’accueil à télécharger

Intégrer un livret d’accueil bien pensé dans le process de votre communication, c’est montrer votre engagement dans l’expérience de vos clients et les bichonner. Cet outil simple, mais efficace, sublime une simple nuitée. Vos clients se sentiront véritablement les bienvenus.

Voici exemple de livret de bienvenue pour hébergement à télécharger que je vous ai préparé sur Canva. Il vous suffit de remplir votre prénom et votre adresse mail pour recevoir le lien vers le template.

Je vous offre ce Modèle de Livret de Bienvenue

Un template de livret d'accueil de 13 pages à personnaliser sur Canva

Vous aurez simplement à dupliquer le modèle du guide d’accueil dans votre espace personnel, puis à le personnaliser avec votre identité visuelle et les informations uniques à votre établissement.

Vous ne connaissez pas encore Canva ? Pas d’inquiétude le site est intuitif et facile d’utilisation, pas besoin d’être graphiste pour créer votre livret d’accueil de gîte.

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4 commentaires

  • Guillaume

    C’est très utile le livret d’accueil. Cela évite de se répéter encore et encore. En plus, les invités peuvent consulter à leur guise

    • Olivia

      En effet, c’est hyper utile pour les voyageurs et pour les hébergeurs.

    • Olivia

      Bonjour, c’est très gentil ça, merci pour les encouragements !

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